Die Optimierung von Facility Services erfordert professionelle Beratung und langfristige Lösungen im Gebäudemanagement

Ziele & Qualifikation

Wir sind ein Beratungsunternehmen für infrastrukturelle Dienstleistungen – sogenannte Facility Services. Unsere Beratungsleistungen für Gebäudereinigung, Klinikhygiene, Hausmeisterdienste, Betreuung von Außenanlagen, Schädlingsbekämpfung, Security und Wirtschaftsdienste konzentrieren wir ausschließlich auf den optimalen Kundennutzen.

„Unser Hauptziel ist das Entwickeln und Realisieren von konzentrierten Lösungen im Gebäudemanagement, um nachhaltige Prozess- und Kostenoptimierungen zu erreichen. Durch die Optimierung der Prozesse können wir eine Reduktion von CO2, den ökologischen Einsatz von chemischem Material, einen ökonomischen Einsatz von Maschinen und Geräten sowie einen hohen Grad im Bereich Digitalisierung garantieren – und helfen damit Umweltressourcen zu erhalten.“

Über 80% der Lebenszykluskosten (TCO) einer Gewerbeimmobilie entfallen auf die Gebäudenutzung. Ein Großteil davon muss für Facility Services aufgewendet werden. Wir kennen die Strukturen dieser Kostensegmente genau und wissen, wie Facility Services professionell und rechtssicher ausgeschrieben werden. Vor allem kennen wir die Prozesse, wie bestehende Systeme optimiert werden können – und dieses Fachwissen geben wir an unsere Kunden weiter.

Was erwartet unsere Kunden?

Eine professionelle Analyse bestehender Systeme

In einem ersten Schritt werden die betreffenden Facility Services wie Gebäudereinigung, Klinikhygiene, Hausmeisterdienste & Betreuung von Außenanlagen, Schädlingsbekämpfung, Security oder spezielle Wirtschaftsdienste definiert.

Innerhalb der Analyse werden die projektrelevanten Informationen aller Betriebsstandorte erhoben, die für eine erfolgreiche Ausarbeitung der Analysedokumentation erforderlich sind. Es handelt sich dabei um organisatorische u. technische Daten, eine Ermittlung der jährlichen Kosten sowie die Darstellung der Personalsituation für die angewendeten Systeme.

Nach der Ermittlung des „Status Quo“ erstellen wir die Analysedokumentation, die als Entscheidungshilfe für alle weiteren Schritte dient. Dieses Arbeitspapier enthält auch eine Richtwertkalkulation mit einer Prognose für eine umzusetzende Kostenreduzierung. Unser Kunde entscheidet dann, welche Facility Services einer Ausschreibung unterzogen werden.

Generieren alternativer Leistungsverzeichnisse und Raumbücher

Auf Basis der Analysedaten generieren wir Leistungsbeschreibungen inklusive detaillierter Leistungsverzeichnisse für alle Standorte. Die Beschreibungen enthalten folgende Positionen:

  • Umfang / Leistungsbeschreibung der Facility Services
  • Standards
  • Frequenzen und Rhythmen
  • Zeiten der Leistungserbringung
  • Systeme (z.B. HACCP-Monitoring Systeme im Bereich Schädlingsbekämpfung)
  • Personal und Kontrolle (z.B. ObjektleiterIn für Gebäudereinigung)

Die Raumbücher werden auf Basis vorliegender Pläne – die von den Kunden zur Verfügung gestellt werden - in Form von Excel-Tabellen erstellt und beinhalten folgende Parameter:

  • Adresse
  • Stockwerk / Etage
  • Raumnummer
  • Kostenstelle
  • Raumfunktion
  • Quadratmeter
  • Leistungsfrequenzen
  • Belagsart Boden
  • Glas-, Fassaden und Fenster
Ausarbeiten von Ausschreibungsunterlagen

Wir erstellen in Absprache mit Ihrem Management einen Kriterienkatalog, der innerhalb der Prüfung der Angebote zur Ermittlung der Bestbieter dient. Dabei werden die Bewertungspositionen Preis, Qualität (Zertifizierungen, Betriebsorganisation, Mitarbeiterausbildung) sowie das QS-System mit einem Punktesystem versehen.

Wir erstellen die Ausschreibungsunterlagen auf Basis gesetzlicher Normen und garantieren Rechtssicherheit.

Die Ausschreibung enthält folgende Positionen:

  • Deckblatt und Inhaltsverzeichnis
  • Allgemeine Verfahrensbestimmungen
  • Vertragsbedingungen
  • Leistungsbeschreibungen
  • Raumbücher inkl. Auspreisung
  • Gesamtpreisermittlung
Durchführung der Ausschreibung inkl. Bestbieterermittlung

Wir führen für Sie die Ausschreibung durch und begleiten den gesamten Prozess bis hin zur Vergabe der Aufträge per Schlussbrief. Dies beinhaltet auch die und Auswertung der Angebote sowie die Ermittlung der Bestbieter.

Die Konzerngröße sowie der Standort der Zentrale bestimmen die Region der angestrebten Ausschreibung. Innerhalb der Verfahrensbestimmungen wird der ausgearbeitete Zeitplan für Anbotsfrist, Angebotseröffnung und Zuschlagsfrist definiert. Ein Katalog mit den Eignungskriterien der Bieter wird abgestimmt, um anhand der Zuschlagskriterien - die Bestbieter ermitteln zu können.

In Zusammenarbeit mit Ihrem Facilitymanagement wird eine Bieterliste erstellt. Wir kontaktieren für Sie die Dienstleistungsunternehmen und informieren über die bevorstehende Ausschreibung. Bei einer möglichen öffentlichen Ausschreibung erfolgt die Bekanntgabe in den amtlichen Medien durch den Auftraggeber direkt.

Die auf Basis gesetzlich definierter Normen erstellten Ausschreibungsunterlagen werden vom Auftraggeber an die Bieter übermittelt. Die Interessenten werden aufgefordert, die ausgeschriebenen Objekte zu besichtigen und durch Vermerke bestätigen zu lassen. Die Besichtigungsvermerke stellen einen wichtigen Bestandteil der Zuschlagskriterien dar.

Die eingelangten Angebote inkl. Anlagen werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und ein Preisspiegel wird erstellt. Ein Bewertungsverfahren nach den im Vorfeld erstellten Eignungs- und Bieterkriterien wird durchgeführt um die Bestbieter zu ermitteln.

Implementierung der Dienstleistungspartner und Beratung zum QS-System

Nach offizieller Vergabe der Leistungen sowie Unterzeichnung der Dienstleistungsverträge wird in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Betriebsleitern der Dienstleistungspartner sowie der hauseigenen Abteilung für Facilitymanagement der Plan zur Implementierung sowie das Start Up Prozedere festgelegt.

Um einen konfliktfreien Beginn der Dienstleistungen zu gewährleisten ist es notwendig, die Implementierung zu begleiten. Es wird dabei vor allem der Zeitplan für den Start der Leistungen, die Objektbestückung mit Material, Geräten und Maschinen sowie die Schulung des einzustellenden Personals festgelegt. Sämtliche Kontaktdaten der Objekt- und Serviceleiter der neuen Partner werden gelistet und ein Jourfix-Plan wird festgelegt.

Um eine nachhaltige Qualitätssicherung zu garantieren, werden geeignete Kontrollinstrumente vorgestellt und ein kontinuierlicher Zeitplan für die Qualitätskontrollen erarbeitet. Von Seiten der Auftraggeber wird ein sogenannter Service-Beauftragter (SB) bestellt, der die Kontaktperson für die Objekt- und Serviceleiter des Dienstleisters darstellt. Die Kommunikation findet direkt zwischen dem SB und dem Objektleiter(in) oder Vorarbeiter(in) des Auftragnehmers statt.

Langfristige Verträge für Facility Services benötigen spezifisches Know How – und dieses Fachwissen geben wir an unsere Kunden für die Bereiche Gebäudereinigung, Klinikhygiene, Hausmeisterdienste & Betreuung von Außenanlagen, Schädlingsbekämpfung, Sicherheitsdienste und spezielle Wirtschaftsdienste weiter.

Kontakt

Wir informieren Sie sehr gerne persönlich über unsere Beratungsleistungen

arcade.consulting.gmbh
Thurnfelsstrasse 45
A-6176 Völs bei Innsbruck

Telefon: +43 (0) 512 257012
office@arcade-consulting.at
www.arcade-consulting.at

 

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